Guía para establecer procesos internos de manera simple

 

Guía para establecer procesos internos de manera simple

Esta es una pequeña guía que todo empresario debe seguir para establecer los procesos de la organización y alinearlos con los objetivos propuestos. 

Los procesos internos resultan de suma importancia para alcanzar el éxito durante la implementación de la digitalización, así como de la transformación digital en una empresa.

 

Toda organización ejecuta procesos aunque no los tenga estandarizados, cada vez que se genera un producto o servicio es debido a que cumplieron una serie de pasos para llegar a ese resultado.

 

Que estos pasos se hayan realizado con base en el principio de eficiencia y de la misma manera todas las veces posible, es otra cosa.

 

Para reducir los costos y conservar la calidad de tus productos y servicios es necesario inclinarse hacia el estudio de los procesos internos de la empresa, de tal manera que su estandarización genere el equilibrio para alcanzar los objetivos organizacionales.

 

De nada sirve digitalizar o plantearse la transformación digital de la empresa, si los procesos no están adecuados, pues sería tanto como invitar a todos a una fiesta sin tener la casa en orden.

 

Esto toma mayor relevancia para las PyMEs debido a que suelen ser el tipo de organización con menos recursos, por lo que contar con procesos estandarizados le ayudará a estabilizar la empresa para facilitar su crecimiento a través del menor despilfarro posible.

 

La verdad es que existen muchas metodologías que te pueden ayudar a generar los procesos de tu empresa, pero a continuación conseguirás una serie de pasos para que logres conformarlos de una manera simple.

 

1.- Identifica tus procesos principales

Dentro de tu negocio existen básicamente dos tipos de procesos: operativos y de apoyo. Los procesos operativos son aquellos que conforman tus productos o servicios, es decir que añaden valor y van dirigidos por completo a la satisfacción del cliente.

 

Los de Apoyo son secundarios pero imprescindibles para el buen funcionamiento de la organización, más no atienden a la necesidad del cliente.

 

En esta sección suelen estar los procesos de administración, contabilidad, personal o recursos humanos, entre otros.

 

Cada empresa, dependiendo de su naturaleza, tendrá unos procesos operativos que para otras pueden resultar de apoyo.

 

Por ejemplo, para algunas organizaciones las tecnologías de información pueden representar procesos de apoyo mientras que para otras son operativos puesto que sus productos y servicios son digitales o basan su comercialización en estos medios.

 

Pregúntate:

1. ¿Qué debe cumplirse para que el consumidor reciba tus productos o servicios?. Desde el cómo obtengo la materia prima hasta la transformación y entrega.
2. ¿Qué actividades se realizan dentro de la empresa pero que tienen que ver con otros tipos de clientes? Como el gobierno, los trabajadores, accionistas, proveedores, entre otros.

 

Diagramar los procesos principales te ayudará a tener siempre presente cuál es tu cadena de valor, de esta manera podrás establecer prioridades a la hora de avanzar en la organización interna de tu empresa.

 

Por ejemplo, para una empresa que se dedica a la venta de zapatos en línea, qué áreas se involucran con el cliente y le aportan valor, a grandes rasgos pudieran establecerse los siguientes procesos

 

1. Marketing.
2. Ventas.
3. Logística.
4. Tecnologías.

 

Los secundarios son

 

1. Recursos Humanos
2. Administración
3. Contabilidad

 

Los que tocan de manera directa al cliente y los que no. Esto no es una camisa de fuerza, la manera de organizarse en una empresa es un proceso muy particular.

2.- Desglosa los procesos principales en secundarios

Establece por cada proceso principal los subprocesos que lo conforman. Es decir todo aquello que se realiza dentro de ellos e inclúyelos dentro de la lista.

 

Ejemplo

 

1. Marketing

                  1.1.         Captación de clientes.

                  1.2.         Fidelización de clientes.

                  1.3.         Atención de reclamos.

2. Ventas

                  2.1.         Facturación

                  2.2.         Devoluciones

3. Logística

                  3.1.         Compras

                  3.2.         Inventarios

                  3.3.         Despacho

4. Tecnologías

                  4.1.         Integración de plataformas.

                  4.2.         Apertura de canales.

 

Pueden haber mucho más que estos, pero a manera de ejemplo estos serían los más importantes. Igual sobre la marcha aparecerán más o se eliminarán otros que pensabas convenientes.

3.- Determina el nivel de abstracción para los subprocesos

Tal vez te has encontrado con que estos son los procesos que conforman tu organización. Sin embargo, puede que alguno de ellos necesite ampliarse o dividirse aún más.

 

Por ejemplo,  tu proceso de Compras puede ser diferente para proveedores nacionales que para los internacionales, por lo que deberás plantearte esa separación.

 

De ser así, entonces inclúyelo en la lista.

 

5. Logística

                  5.1.         Compras

                                5.1.1.         Nacionales

                                5.1.2.         Internacionales

                  5.2.         Inventarios

                  5.3.         Despacho

 

4.- Define cada proceso.

Cada proceso debe cumplir con un conjunto de pasos para lograr el objetivo que se propone. Lo primero para desarrollarlo es que exista un elemento que lo active, en caso puede ser un documento o una actividad.

 

Por ejemplo, si tienes necesidad de realizar una compra a un proveedor nacional porque se ha agotado la existencia de un tipo de calzado, puede que el sistema indique una baja de stock y debas emitir una orden de compra.

 

En este caso el activador sería el Reporte de Inventario. Como todo sistema, un proceso debe tener una entrada para generar una salida.

 

Define cada uno de los pasos que deben realizarse para cumplir con los objetivos y determina cuál será el elemento de salida que debe ser entregado a otro proceso dentro o fuera de tu organización.

 

 

Entrada	Proceso Compras Nacionales	Salida
Reporte de Inventario	Paso 1.- Consultar precios	Orden de Compra
	Paso 2.- Verificar disponibilidad financiera
	Paso 3.- Seleccionar proveedor
	Paso 4.- Emitir orden de compra

 

En un proceso puede existir más de un activador así como más de una salida, y también una salida puede tener múltiples destinatarios. Por ejemplo, la orden de compra debe llegar tanto al Proveedor para confirmar el pedido como a Administración para tramitar el pago.

 

 

5.- Reconoce a los responsables de cada actividad.

En cada paso del proceso habrá un responsable de ejecutarlo, que puede ser o no un mismo rol.

 

Es importante que este tema lo trabajes en función de roles puesto que esto más adelante te ayudará a determinar las responsabilidad de cada persona dentro de la organización según el rol que ejerce.

 

Ahora pregúntate, ¿Quién realiza el Reporte de Inventario?.

 

En este caso puede ser un sistema informático, entonces el responsable de enviar el reporte es el Sistema de Inventario, mientras que en sistemas manuales puede ser el Encargado del Almacén, es decir una persona.

 

Entrada	Proceso Compras Nacionales	Salida
Reporte de Inventario  (Sistema de Inventario)	Paso 1.- Consultar precios  (Analista de Compras)	Orden de Compra  (Proveedor)  (Administración)
	Paso 2.- Verificar disponibilidad financiera  (Asistente de Administración)
	Paso 3.- Seleccionar proveedor  (Analista de Compras)
	Paso 4.- Emitir orden de compra  (Analista de Compras)

 

No importa si tu empresa es pequeña y todas las actividades son ejercidas por una misma persona. Cada vez que esa persona realiza una de estas actividades está cumpliendo con un rol distinto, de allí la importancia de este tipo de separación.

 

6.- Detalla normas e instructivos.

Una manera de ofrecer mayor detalle en un proceso es a través del uso de normas e instructivos.

 

Con las normas podrás establecer acciones que son de obligatorio cumplimiento dentro de ese proceso. Por ejemplo, podrás definir que para el proceso de Compras Nacionales se debe consultar al menos a tres proveedores nacionales.

 

Entrada	Proceso Compras Nacionales	Salida
Reporte de Inventario  (Sistema de Inventario)	Paso 1.- Consultar precios  (Analista de Compras) Ver Norma 1	Orden de Compra  (Proveedor)  (Administración)

 

Norma 1.-  Para la realización de compras nacionales deben consultarse al menos 3 proveedores. Se elegirá el que provea las condiciones de calidad y despacho a tiempo, con el menor precio. 

 

De esta manera estarás regulando aspectos que no se encuentran detallados en ningún lugar y todo aquel que trabaje con tus procesos, sabrá qué debe tomar en cuenta para cumplir con los objetivos de la compañía.

 

Con el instructivo, le especificaras a quien ejerza el rol, el paso a paso que ha de ejecutar para cumplir con el proceso.

 

Por ejemplo, puedes creer un instructivo si ves necesario que se cumplan al pie de cabalidad ciertos pasos durante la consulta de precios de algunos proveedores.

 

7.- Organiza y publica tus procesos.

Los procesos deben estar a la mano de las personas que ejecutarán las actividades, por lo tanto lo ideal es que crees un solo documento de cada proceso que incluya las normas e instructivos, y los agrupes por carpetas.

 

Publícalos en un lugar accesible para todos los trabajadores de la organización y solicítales que cada vez que tengan dudas, acudan a ellos.

 

Conclusiones

Los procesos dentro de una organización son importantes, por lo que todo empresario que esté iniciando o ya tenga conformado su negocio debe establecerlos con el fin de estandarizarlos y alinearlos con los objetivos.

 

Tu empresa es un organismo vivo, por lo tanto es dinámico y el mercado también lo es, así que no pienses que establecer procesos es crearlos y dejarlos estáticos en el tiempo.

 

Estos deben ser evaluados y revisados con regularidad para identificar si deben seguir activos o no, y qué precisa ser modificado, a los fines de cumplir con las metas organizacionales.

 

Existen metodologías en las que te puedes apoyar si necesitas realizar algo más elaborado o cumplir con otros requerimientos, como los diagramas de flujo, BPM y las normas ISO para la gestión de calidad.

Sin embargo, con estos 7 pasos pueden establecer algo más simple para organizar la casa con efectividad y eficiencia, y así alcanzar la máxima productividad y rentabilidad.